Crear una tarea de expiración de archivos

Haga clic en el nodo Tareas de administración de archivos.

Haga clic con el botón secundario en Tareas de administración de archivos y luego haga clic en Crear tarea de administración de archivos (o seleccione Crear tarea de administración de archivos en el panel Acciones). Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tarea de administración de archivos.

En la ficha General, introduzca la siguiente información:

• Nombre. Escriba un nombre para la nueva tarea.
  
  
• Descripción. Escriba una etiqueta descriptiva opcional para esta tarea.
  
  
• Ámbito. Agregue los directorios en los cuales debe operar esta tarea con el botón Agregar. Otra alternativa es quitar los directorios de la lista con el botón Quitar. La tarea de administración de archivos se aplicará a todas las carpetas y sus subcarpetas de esta lista.
  
  

En la ficha Acción, introduzca la siguiente información:

• Tipo. Seleccione Expiración de archivo en el cuadro desplegable.
  
  
• Directorio de expiración. Seleccione un directorio en el cual expirarán los archivos.
  
  

  	Advertencia
  	No seleccione un directorio que se encuentre dentro del ámbito de la tarea tal como se define en el paso anterior. Si lo hace, podría provocar un bucle iterativo que podría provocar la inestabilidad del sistema y la pérdida de datos.

Opcionalmente, en la ficha Notificación, haga clic en Agregar para enviar notificaciones por correo electrónico, registrar un evento o ejecutar un comando o script una cantidad mínima de días especificada antes de que la tarea ejecute una acción en el archivo.

• En el cuadro combinado Número de días antes de ejecutar la tarea para enviar una notificación, escriba o seleccione un valor para especificar la cantidad mínima de días para que se envíe la notificación antes de que se ejecute una acción en el archivo.
  
  

  	Nota
  	Las notificaciones solamente se envían cuando se ejecuta una tarea. Si la cantidad mínima de días especificada para enviar una notificación no coincide con una tarea programada, la notificación se enviará el día de la tarea programada anterior.

• Para configurar notificaciones por correo electrónico, haga clic en la ficha Mensaje de correo electrónico e introduzca la siguiente información.
  
  
  • Para notificar a los administradores cuando se alcance un umbral, active la casilla Enviar correo electrónico a los siguientes administradores y escriba los nombres de las cuentas administrativas que recibirán las notificaciones. Use el formato account@domain y separe varias cuentas con punto y coma.
    
    
  • Para enviar un correo electrónico a la persona cuyos archivos están a punto de expirar, active la casilla Enviar mensaje de correo electrónico al usuario cuyos archivos están a punto de expirar.
    
    
  • Para configurar el mensaje, edite la línea de asunto y el cuerpo de mensaje predeterminados que se proporcionan. El texto entre paréntesis inserta información de variables sobre el evento de cuota que causó la notificación. Por ejemplo, la variable [Source File Owner] inserta el nombre del usuario cuyo archivo está a punto de expirar. Para insertar variables adicionales en el texto, haga clic en Insertar variable.
    
    
  • Para adjuntar una lista con los archivos a punto de expirar, haga clic en Adjuntar a la lista de correo electrónico de los archivos en los que se va a realizar la acción y escriba o seleccione un valor en Número máximo de archivos en la lista:.
    
    
  • Para configurar más encabezados (incluidos De, CC, CCO y Responder a), haga clic en Encabezados de correo electrónico adicionales.
    
    

• Para registrar un evento, haga clic en la ficha Registro de eventos y active la casilla Enviar advertencia al registro de eventos; luego edite la entrada de registro predeterminada.
  
  
• Para ejecutar un comando o script, haga clic en la ficha Comando y active la casilla Ejecutar este comando o script. A continuación escriba el comando o haga clic en Examinar para buscar la ubicación donde se almacena el script. También puede especificar argumentos de comandos, seleccionar un directorio de trabajo para el comando o script, o modificar la configuración de seguridad del comando.
  
  

Otra alternativa es usar la ficha Informe para generar uno o más registros o informes de almacenamiento.

• Para generar registros, active la casilla Generar registro y luego seleccione uno o más registros disponibles.
  
  
• Para generar informes, active la casilla Generar un informe y luego seleccione uno o más formatos de informe disponibles.
  
  
• Para enviar por correo electrónico los registros o informes de almacenamiento generados, active la casilla Enviar informes a los siguientes administradores: e introduzca uno o más destinatarios de correo electrónico administrativos con el formato account@domain. Utilice punto y coma para separar varias direcciones.
  
  

	Nota
	El informe se guarda en la ubicación predeterminada para los informes de incidentes, que se puede modificar en el cuadro de diálogo Opciones del Administrador de recursos del servidor de archivos.

Otra opción es usar la ficha Condiciones para ejecutar esta tarea solo en archivos que reúnan una serie de condiciones definidas. Están disponibles las siguientes opciones de configuración:

• Condiciones de propiedad Haga clic en Agregar para crear una nueva condición basada en la clasificación del archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Condición de propiedad que permite seleccionar una propiedad, un operador para actuar sobre la propiedad y el valor con el cual se compara la propiedad. Después de hacer clic en Aceptar, se podrán crear condiciones adicionales, o editar o quitar una condición existente.
  
  
• Días desde la última modificación del archivo. Active la casilla y luego introduzca la cantidad de días en el cuadro de número. Al hacer esto, la tarea de administración de archivos solo se aplicará a los archivos que no hayan sido modificados durante más días que la cantidad especificada.
  
  
• Días desde el último acceso al archivo. Active la casilla y luego introduzca la cantidad de días en el cuadro de número. Si el servidor está configurado para realizar el seguimiento de marcas de tiempo para saber cuándo se tuvo acceso a los archivos por última vez, esto hará que la tarea de administración de archivos solo se aplique a los archivos a los que no se haya tenido acceso durante más días que la cantidad especificada. Si el servidor no está configurado para realizar el seguimiento de las horas en las que se tuvo acceso, esta condición no resultará efectiva.
  
  
• Días desde que se creó el archivo. Active la casilla y luego introduzca la cantidad de días en el cuadro de número. De este modo, la tarea solo se aplicará a los archivos cuya antigüedad no supere el número de días especificado.
  
  
• Vigente a partir de. Establezca la fecha en que esta tarea de administración de archivos debe comenzar a procesar archivos. Esta opción resulta útil para retrasar la tarea hasta que haya podido notificar a los usuarios o realizar otros preparativos con anticipación.
  
  

En la ficha Programación, haga clic en Crear programación y, a continuación, en el cuadro de diálogo Programación haga clic en Nueva. Se muestra una programación predeterminada establecida diariamente a las 9:00 a.m., pero esta programación predeterminada se puede modificar. Una vez que haya terminado de configurar la programación, haga clic en Aceptar.

Haga clic en Aceptar.