A beolvasási folyamat utasítások szabálykészlete, amely meghatározza egyrészt a dokumentum beolvasásának a módját, másrészt azt, hogy a dokumentum hová vagy kinek kézbesíthető a hálózaton, harmadrészt pedig, hogy mely felhasználók és csoportok alkalmazhatják ezeket a szabályokat beolvasott dokumentumaikra. Mindez tehát lényegében a dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatok automatizálását jelenti.
A beolvasási folyamatot a felhasználó jelöli ki a képolvasó előlapján. A készüléknek a dokumentum beolvasásakor támogatnia kell a WSD technológiát. A beolvasási folyamatot azután a beolvasási kiszolgáló futtatja, az eredményeket pedig a képolvasó jeleníti meg.
Beolvasott dokumentum feldolgozása
A beolvasási folyamattal adható meg a dokumentum beolvasásának módja. A beolvasási beállítások a képfelbontás, a színformátum és a fájltípus beállításait foglalják magukban. Ezek a beállítások a beolvasási folyamat szabályainak a részeként határozhatók meg. Ellenőrzésükkel meggyőződhet arról is, hogy a beállítások kompatibilisek-e az adott beolvasási folyamathoz társított képolvasóval. A beolvasási beállításokat a felhasználó felülbírálhatja a képolvasón, ha ezt az adott beolvasási folyamat szükségessé teszi.
Beolvasott dokumentum kézbesítése
A beolvasási folyamattal adható meg, hogy a beolvasott dokumentum képe hová küldhető - hálózati mappába, Windows SharePoint-webhelyre, e-mail címekre, vagy ezek bármilyen kombinációjára.
Az Active Directory szolgáltatásokkal folytatott kommunikáció
A beolvasási folyamatok adatait a rendszer az Active Directory tartományi szolgáltatásokban (AD DS) tárolja. Ha új beolvasási folyamatot hoz létre a Beolvasási folyamat hozzáadása varázslóval vagy egy meglévő beolvasási folyamatot módosít a Beolvasáskezelés beépülő modul használatával, ezeknek a műveleteknek az adatait a rendszer az AD DS-be menti.
Ha egy felhasználó bejelentkezik egy WSD-kompatibilis képolvasóra és a hitelesítése is végbemegy, a számára engedélyezhető beolvasási folyamatokat a rendszer az AD DS-ből olvassa be és a képolvasó előlapján jeleníti meg.
Biztonsági szempontok
A képolvasók által küldött beolvasási folyamatok egyaránt futtathatók hitelesített és nem hitelesített módban futó beolvasási kiszolgálón is. Hitelesített módban a kiszolgáló hitelesítési tanúsítványát használják az SSL protokollt (HTTPS-kapcsolatot) használó képolvasókkal folytatott kommunikációra a hálózati forgalom titkosításához. A nem hitelesített módban a beolvasási kiszolgáló tanúsítvány használata nélkül fogadja el a nem hitelesített beolvasási folyamatokat az összes képolvasótól.
Ha a beolvasási kiszolgáló számítógépnél hiba lép fel, miközben a beolvasási kiszolgáló nem hitelesített módban fut és nem hitelesített képolvasók beolvasási folyamatait futtatja, a beolvasási kiszolgáló az újraindításig felfüggeszti a beolvasási folyamatok futtatását. Ha újraindítja a beolvasási kiszolgálót és a Beolvasási kiszolgáló beállítása varázslóval konfigurálva hitelesített módban futtatja, a beolvasási kiszolgáló a beolvasási várólista végéig folytatja a nem hitelesített beolvasási folyamatok feldolgozását.