Nella procedura seguente viene descritto il processo di creazione di un'attività di gestione dei file in scadenza. Le attività di gestione dei file in scadenza vengono utilizzate per spostare automaticamente tutti i file corrispondenti a determinati criteri in una directory dei file in scadenza specificata, in cui un amministratore potrà eseguire il backup di tali file ed eliminarli.

Quando viene eseguita un'attività di gestione dei file in scadenza, viene creata una nuova directory all'interno di quella dei file in scadenza, raggruppata in base al nome del server in cui è stata eseguita l'attività.

Il nome della nuova directory è basato sul nome dell'attività di gestione dei file e sull'ora di esecuzione. Un file scaduto, quando viene trovato, viene spostato nella nuova directory, mantenendo al contempo la struttura della directory originale.

Per creare un'attività di gestione dei file in scadenza
  1. Fare clic sul nodo Attività di gestione file.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Attività di gestione file e quindi scegliere Crea attività di gestione file oppure selezionare Crea attività di gestione file nel riquadro Azioni. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea attività di gestione file.

  3. Nella scheda Generale immettere le informazioni seguenti:

    • Nome. Immettere un nome per la nuova attività.

    • Descrizione. Immettere un'etichetta descrittiva facoltativa per questa attività.

    • Ambito. Aggiungere le directory su cui deve essere eseguita questa attività utilizzando il pulsante Aggiungi. Se necessario, le directory possono essere rimosse dall'elenco tramite il pulsante Rimuovi. L'attività di gestione dei file verrà applicata a tutte le cartelle e sottocartelle di questo elenco.

  4. Nella scheda Azione immettere le informazioni seguenti:

    • Tipo. Selezionare Scadenza file nella casella a discesa.

    • Directory file in scadenza. Selezionare una directory in cui verranno spostati i file in scadenza.

      Avvertenza

      Non selezionare una directory nell'ambito dell'attività, in base a quanto definito nel passaggio precedente, in quanto potrebbe iniziare un ciclo iterativo che potrebbe provocare l'instabilità del sistema e la perdita dei dati.

  5. Facoltativamente, nella scheda Notifica fare clic su Aggiungi per inviare notifiche per posta elettronica, registrare un evento o eseguire un comando o uno script per un numero minimo di giorni specificato prima che l'attività esegua un'azione su un file.

    • Nella casella combinata N. di giorni prima di eseguire l'attività per l'invio della notifica digitare o selezionare un valore per specificare il numero minimo di giorni prima che venga eseguita un'attività su un file su cui verrà inviata una notifica.

      Nota

      Le notifiche vengono inviate solo quando viene eseguita un'attività. Se il numero minimo di giorni specificato per l'invio di una notifica non coincide con un'attività pianificata, la notifica verrà inviata il girono dell'attività pianificata precedente.

    • Per configurare notifiche per posta elettronica, fare clic sulla scheda Messaggio di posta elettronica e immettere le informazioni seguenti:

      • Per notificare agli amministratori il raggiungimento di una soglia, selezionare la casella di controllo Invia posta elettronica agli amministratori seguenti e digitare i nomi degli account amministrativi cui inviare le notifiche. Utilizzare il formato account@domain e il punto e virgola per separare più account.

      • Per inviare il messaggio di posta elettronica alla persona i cui file stanno per scadere, selezionare la casella di controllo Invia messaggio di posta elettronica all'utente i cui file stanno per scadere.

      • Per configurare il messaggio, modificare l'oggetto e il corpo del messaggio predefiniti. Il testo tra parentesi quadre rappresenta una variabile che consente di inserire informazioni specifiche sull'evento di quota che ha determinato l'invio della notifica La variabile [Source File Owner], ad esempio, inserisce il nome dell'utente il cui file sta per scadere. Per inserire altre variabili nel testo, fare clic su Inserisci variabile.

      • Per allegare un elenco dei file che stanno per scadere, fare clic su Allega a elenco di file inviati per posta elettronica su cui verrà eseguita l'azione e digitare o selezionare un valore per Numero massimo di file nell'elenco.

      • Per configurare intestazioni aggiuntive (ad esempio Da, Cc, Ccn e Indirizzo risposta) fare clic su Intestazioni messaggio aggiuntive.

    • Per registrare un evento, fare clic sulla scheda Registro eventi e selezionare la casella di controllo Invia avviso al registro eventi e quindi modificare la voce di registro predefinita.

    • Per eseguire un comando o uno script, fare clic sulla scheda Comando e selezionare la casella di controllo Esegui il comando o lo script seguente, quindi digitare il comando oppure fare clic su Sfoglia per cercare il percorso in cui si trova lo script. Digitare eventuali argomenti per il comando, selezionare una directory di lavoro del comando o dello script oppure modificare l'impostazione di sicurezza del comando.

  6. Se lo si desidera, utilizzare la scheda Rapporto per generare uno o più registri o rapporti di archiviazione.

    • Per generare i registri, selezionare la casella di controllo Generazione registro e quindi selezionare uno o più registri disponibili.

    • Per generare i rapporti, selezionare la casella di controllo Genera rapporto e quindi selezionare uno o più formati di rapporto disponibili.

    • Per inviare per posta elettronica i registri o i rapporti di archiviazione generati, selezionare la casella di controllo Invia rapporti agli amministratori seguenti e digitare uno o più destinatari di posta elettronica amministrativi nel formato account@domain. Utilizzare punti e virgola per separare più indirizzi.

    Nota

    Il rapporto viene salvato nel percorso predefinito per i rapporti operazioni non consentite, che è possibile modificare nella finestra di dialogo Opzioni Gestione risorse file server.

  7. Facoltativamente, utilizzare la scheda Condizione per eseguire questa attività solo sui file corrispondenti a un insieme definito di condizioni. Sono disponibili le impostazioni seguenti:

    • Condizioni proprietà. Fare clic su Aggiungi per creare una nuova condizione basata sulla classificazione del file. Verrà aperta la finestra di dialogo Condizione proprietà, che consente di selezionare una proprietà, un operatore da eseguire sulla proprietà e il valore con cui confrontare la proprietà. Dopo avere fatto clic su OK, sarà possibile creare ulteriori condizioni oppure modificare o rimuovere una condizione esistente.

    • N. di giorni dall'ultima modifica al file. Fare clic sulla casella di controllo e immettere un numero di giorni nella casella di selezione. L'attività di gestione dei file verrà applicata solo ai file che non sono stati modificati da un numero di giorni superiore a quello specificato.

    • N. di giorni dall'ultimo accesso al file. Fare clic sulla casella di controllo e immettere un numero di giorni nella casella di selezione. Se il server è configurato per tenere traccia dei timestamp relativi agli ultimi accessi ai file, l'attività di gestione dei file verrà applicata solo ai file a cui non è stato effettuato l'accesso da un numero di giorni superiore a quello specificato. Se il server non è configurato per tenere traccia dell'ora di accesso, questa condizione non sarà valida.

    • N. di giorni dalla creazione del file. Fare clic sulla casella di controllo e immettere un numero di giorni nella casella di selezione. L'attività verrà applicata solo ai file creati da almeno il numero di giorni specificato.

    • Effettivo a partire dal giorno. Impostare una data in cui questa attività di gestione dei file deve iniziare l'elaborazione dei file. Questa opzione è utile per rimandare l'attività finché non sarà stato possibile inviare una notifica agli utenti o eseguire in anticipo altri preparativi.

  8. Nella scheda Pianifica fare clic su Crea pianificazione e quindi nella finestra di dialogo Pianifica fare clic su Nuovo. Verrà visualizzata una pianificazione predefinita impostata sulle 9.00 di ogni giorno, che è possibile modificare. Al termine della configurazione della pianificazione, fare clic su OK.

  9. Fare clic su OK.


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