Scanners worden gebruikt om afbeeldingen van documenten te maken. Scanners kunnen zelfstandige apparaten zijn die op een netwerk zijn aangesloten of scannerfuncties op kopieerapparaten of multifunctionele printers die op een netwerk zijn aangesloten. Voor Scanbeheer moeten scanners minimaal WSD (Web Services on Devices), inclusief DPWS (Devices Profile for Web Services) ondersteunen. TCP/IP-netwerkscanners worden niet ondersteund.

Wanneer gebruikers hun documenten willen scannen, moeten ze zich eerst op de scanner aanmelden met een kaartlezer of via een toetsenblok zodat hun referenties kunnen worden geverifieerd. Scanprocessen die in een eerder stadium door een beheerder voor de gebruikers zijn gemaakt, worden uit AD DS (Active Directory Domain Services) opgehaald en op het bedieningspaneel van de scanner weergegeven. Vervolgens selecteren de gebruikers het gewenste scanproces en drukken op de knop Scannen.

Afbeeldingen van gescande documenten worden vervolgens naar een scanserver verzonden voor verwerking, opslag op een netwerk of verzending via e-mail. Bovendien worden scanprocesgegevens en apparaatstatusinformatie naar de scanserver verzonden. De gebruikers krijgen op het bedieningspaneel van de scanner feedback, Zo is te lezen of de scanserver het gescande document heeft ontvangen en of het scanproces is uitgevoerd. Een voorbeeld van een scanproces is: scannen met een resolutie van 300 dpi, het document opslaan op de website van de afdeling en het document naar geselecteerde e-mailgeadresseerden verzenden.

Vereisten voor een bedrijfsscanner

Met Scanbeheer kunnen de instellingen en eigenschappen voor scanners waarvoor WSD is ingeschakeld, worden bewaakt en weergegeven. Een voorbeeld van een dergelijke scanner is het model Epson Artisan 800. Om gebruik te kunnen maken van scanprocessen en om de voordelen van Scanbeheer optimaal te kunnen benutten, moeten bovendien de volgende aanvullende functies op bedrijfsniveau worden ondersteund door scanners waarvoor WSD is ingeschakeld.

Ondersteuning voor webservicesprotocollen

Naast WSD, inclusief DPWS, moeten door scanners de volgende webservicesprotocollen worden ondersteund:

  • Het WSD EWS-protocol (Enterprise Scan Web Service) vanaf de host-zijde.

  • Het WSD RPWS-protocol (Repository Processing Web Service) vanaf de client-zijde.

Active Directory Domain Services-communicatie

De volgende communicatie met AD DS moet door scanners worden ondersteund:

  • Zoeken naar een gebruikersobject in AD DS en ophalen van dit gebruikersobject uit AD DS.

  • Ophalen van gebruikersreferenties (bijvoorbeeld, van een kaartlezer die op de scanner is aangesloten) en verzenden van de gebruikersreferenties naar AD DS.

Certificaatbeveiliging

In de volgende beveiligingsfuncties moet door scanners worden voorzien:

  • Mogelijkheid om gebruiker- en scanservercertificaten te beheren en te valideren.

  • Mogelijkheid om een HTTPS-verbinding met een scanserver te maken.

IPsec-compatibiliteit

Het IPsec-protocol (Internet Protocol security) moet door scanners worden ondersteund en scanners moeten voor dit protocol zijn geconfigureerd zodat Web Services-gebeurtenissen in een logbestand kunnen worden geregistreerd. Wanneer het IPsec-protocol wordt gebruikt, kunnen gegevens alleen door scanners die compatibel zijn met IPsec worden verzonden naar een scanserver in een domein waarvoor IPsec is ingeschakeld.

Gebruikersinterface

De scanner moet voorzien in een interface waarin de gebruiker de volgende handelingen kan uitvoeren:

  • Een selectie maken uit een lijst met scanprocessen die uit AD DS zijn opgehaald en die de gebruiker mag gebruiken.

  • Een lijst met e-mailadressen opgeven als e-mailondersteuning in een scanproces is opgenomen.

Aanvullende naslaginformatie