若要有效地使用授權管理員來控制對資源的存取，您必須先定義角色、工作及操作。
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角色指的是使用者工作時必要的一組權限。設計良好的角色應與工作類別或責任相對應 (例如，接待員、招募主管或檔案保管員) 且適切命名。使用授權管理員，您可為角色新增使用者以授權他們工作。
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工作是操作或其他工作的集合。設計良好的工作包容性強，可以代表辨識的工作項目 (例如，[變更密碼] 或 [提交費用])。
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操作是一組權限，可用來連結系統層級或 API 層級的安全性程序，例如 WriteAttributes 或 ReadAttributes。可使用操作建立工作區塊。
您只能在程式開發人員模式下定義角色、工作及操作，不能在系統管理員模式下定義。若要設定程式開發人員模式，請參閱設定授權管理員選項。
角色定義
建立適當的角色定義取決於您組織的結構與目標。角色可支援其他角色的繼承。
若要定義角色，請指定名稱、好記的描述，及屬於該角色的部分特定工作、角色及操作。這為角色繼承提供機制。例如，一個 Helpdesk 角色可能包括產品支援角色。
您可指定授權規則，其可以為 VBScript 或 JScript。如需相關資訊，請參閱
如果有多種授權規則與角色定義相關聯 (例如，角色定義具有多種次角色及工作)，則授權規則會同步執行。在授權管理員中，順序對授權沒有影響。
工作定義
工作定義較角色定義為小，且可用來定義角色及其他工作。
使用授權管理員，您可以將工作與角色以直覺方式連結。例如，招聘人員角色可能包括面試工作。
工作，就如角色，是以適合組織的方式來定義。若要定義工作，請指定名稱、描述，以及屬於該工作的部分特定工作及操作。您也可以指定 VBScript 或 JScript 授權規則。
操作定義
操作是小型的電腦等級的動作，用來定義工作且經常與系統管理員無關。只能在程式開發人員模式下定義操作。
您可在應用程式層級設定操作定義，而不可在授權存放層級或領域層級設定。
操作定義包括名稱、描述及操作編號。操作編號 X 必須是一個整數，從 1 到 2,147,483,647 (也就是 1 ≤ X ≤ 2^31 - 1)。應用程式用操作編號來辨識操作，因此若輸入錯誤的操作編號，將會發生錯誤的授與存取或拒絕存取。接著便可能導致安全性衝突或用戶端應用程式的意外行為。