De volgende procedures begeleiden u bij het maken van een bestandsbeheertaak voor verlopen bestanden. Taken voor verlopen bestanden worden gebruikt voor het automatisch verplaatsen van alle bestanden die aan bepaalde criteria voldoen, naar een speciale map voor verlopen bestanden. De beheerder kan vervolgens een back-up van die bestanden maken en de verlopen bestanden verwijderen.

Wanneer een taak voor verlopen bestanden wordt uitgevoerd, wordt er een nieuwe map in de verloopmap gemaakt, gegroepeerd op de naam van de server waarop de taak is uitgevoerd.

De naam van de nieuwe map wordt afgeleid van de naam van de bestandsbeheertaak en het tijdstip waarop die taak is uitgevoerd. Wanneer er een verlopen bestand wordt gevonden, wordt dat bestand naar de nieuwe map verplaatst. De oorspronkelijke mapstructuur blijft daarbij behouden.

Een taak voor verlopen bestanden maken

  1. Klik op het knooppunt Bestandsbeheertaken.

  2. Klik met de rechtermuisknop op Bestandsbeheertaken en klik vervolgens op Bestandsbeheertaak maken (of selecteer Bestandsbeheertaak maken in het deelvenster Acties). Het dialoogvenster Bestandsbeheertaak maken wordt geopend.

  3. Voer op het tabblad Algemeen de volgende gegevens in:

    • Naam. Typ een naam voor de nieuwe taak.

    • Omschrijving. Voer eventueel een omschrijvende naam voor deze taak in.

    • Scope. Voeg via de knop Toevoegen de mappen toe waarop deze taak moet worden uitgevoerd. Mappen kunnen via de knop Verwijderen uit de lijst worden verwijderd. De bestandsbeheertaak geldt voor alle mappen en de submappen in deze lijst.

  4. Voer op het tabblad Actie de volgende gegevens in:

    • Type. Selecteer Verloopdatum van bestand in het vervolgkeuzemenu.

    • Map voor verlopen bestanden. Selecteer een map waarnaar verlopen bestanden worden verplaatst.

      Waarschuwing

      Selecteer geen map die binnen de scope van de taak valt, zoals in de vorige stap is beschreven. Als u dat wel doet, kan er een repeterende lus ontstaan, waardoor het systeem instabiel kan worden en er gegevens verloren kunnen gaan.

  5. Klik eventueel op Toevoegen op het tabblad Kennisgeving om meldingen via e-mail te verzenden, een gebeurtenis in een logboek op te nemen of een opdracht of script een opgegeven minimum aantal dagen voordat een actie door de taak op een bestand wordt uitgevoerd, uit te voeren.

    • Typ of selecteer in de vervolgkeuzelijst Kennisgeving dit aantal dagen voor uitvoeren van de taak verzenden hoeveel dagen vóór het tijdstip waarop de taak op een bestand wordt uitgevoerd, er een kennisgeving moet worden verzonden.

      Opmerking

      Kennisgevingen worden alleen verstuurd wanneer er een taak wordt uitgevoerd. Als het minimum aantal dagen voor het verzenden van een kennisgeving niet samenvalt met een geplande taak, wordt de kennisgeving verzonden op de dag van de vorige, geplande taak.

    • U configureert e-mailmeldingen door te klikken op het tabblad E-mailbericht en de volgende gegevens in te voeren:

      • Als u aan beheerders wilt melden wanneer een drempel is bereikt, schakelt u het selectievakje E-mail naar de volgende beheerders verzenden in en geeft u de namen op van de beheerdersaccounts waar u de meldingen naartoe wilt sturen. Gebruik de notatie account@domain en gebruik puntkomma's om meerdere accounts van elkaar te scheiden.

      • Als u e-mail wilt verzenden naar de persoon wiens bestanden binnenkort verlopen, schakelt u het selectievakje E-mail verzenden naar gebruiker waarvan bestanden binnenkort verlopen in.

      • Als u het bericht wilt configureren, bewerkt u de standaardonderwerpregel en de standaardberichttekst. Op de plaats van de tekst tussen haakjes worden variabele gegevens ingevoegd over de quotagebeurtenis die de melding heeft veroorzaakt. De variabele [Source File Owner] bijvoorbeeld voegt de naam in van de gebruiker wiens bestand op het punt staat te verlopen. Als u extra variabelen wilt invoegen in de tekst, klikt u op Variabele invoegen.

      • U voegt een lijst toe met de bestanden die binnenkort verlopen, door te klikken op Lijst met bestanden waarop actie wordt uitgevoerd aan e-mail toevoegen en een getal voor Maximum aantal bestanden in de lijst te typen of te selecteren.

      • Als u extra kopteksten wilt configureren (bijvoorbeeld Van, CC, BCC en Beantwoorden), klikt u op Aanvullende kopteksten voor e-mail.

    • U neemt een gebeurtenis in een logboek op door het selectievakje Waarschuwing naar gebeurtenislogboek verzenden op het tabblad Gebeurtenislogboek in te schakelen en de standaardlogboekvermelding te bewerken.

    • U voert een opdracht of een script uit door het selectievakje Deze opdracht of dit script uitvoeren op het tabblad Opdracht in te schakelen. Typ vervolgens de opdracht of klik op Bladeren om de locatie te zoeken waar het script is opgeslagen. U kunt ook opdrachtargumenten opgeven, een werkmap voor de opdracht of het script selecteren of de opdrachtbeveiligingsinstelling aanpassen.

  6. Gebruik eventueel het tabblad Rapport om een of meer logboeken of opslagrapporten te genereren.

    • U genereert logboeken door het selectievakje Logboek genereren in te schakelen en een of meer beschikbare logboeken te selecteren.

    • U genereert rapporten door het selectievakje Rapport genereren in te schakelen en een of meer beschikbare rapportindelingen te selecteren.

    • U verzendt gegenereerde logboeken of opslagrapporten per e-mail door het selectievakje Rapporten naar de volgende beheerders verzenden in te schakelen en een of meer geadresseerden voor administratieve e-mail in de notatie account@domain op te geven. U kunt meerdere adressen met een puntkomma van elkaar scheiden.

    Opmerking

    Het rapport wordt opgeslagen op de standaardlocatie voor incidentrapporten, die u kunt aanpassen in het dialoogvenster Opties van Bestandsserverbronbeheer.

  7. Gebruik het tabblad Voorwaarde om eventueel deze taak alleen uit te voeren op bestanden die overeenkomen met een opgegeven set voorwaarden. De volgende instellingen zijn beschikbaar:

    • Eigenschapvoorwaarden. Klik op Toevoegen om een nieuwe voorwaarde op basis van de classificatie van een bestand te maken. Het dialoogvenster Eigenschapvoorwaarde wordt geopend. In dit dialoogvenster kunt u een eigenschap selecteren, een operator die op de eigenschap moet worden uitgevoerd, en de waarde waarmee de eigenschap moet worden vergeleken. Nadat u op OK hebt geklikt, kunt u aanvullende voorwaarden maken of een bestaande voorwaarde bewerken of verwijderen.

    • Aantal dagen sinds het bestand voor het laatst is gewijzigd. Klik op het selectievakje en geef het aantal dagen in het draaivak op. De bestandsbeheertaak wordt nu alleen uitgevoerd op bestanden die het opgegeven aantal dagen niet zijn gewijzigd.

    • Aantal dagen sinds het bestand voor het laatst is geopend. Klik op het selectievakje en geef het aantal dagen in het draaivak op. Als de server is geconfigureerd voor het traceren van de tijdstippen waarop bestanden voor het laatst zijn geopend, wordt de bestandsbeheertaak alleen uitgevoerd op bestanden die minimaal het opgegeven aantal dagen niet zijn geopend. Is de server hier niet voor geconfigureerd, dan heeft deze voorwaarde geen effect.

    • Aantal dagen sinds bestand is gemaakt. Klik op het selectievakje en geef het aantal dagen in het draaivak op. De taak wordt nu alleen uitgevoerd op bestanden die vóór het opgegeven aantal dagen zijn gemaakt.

    • Begindatum. Dit is de datum waar vanaf bestanden door deze bestandsbeheertaak moeten worden verwerkt. Met deze optie kunt u de taak uitstellen totdat u de kans hebt gehad gebruikers te informeren of andere noodzakelijke voorbereidingen te treffen.

  8. Klik op Schema maken op het tabblad Schema en klik op Nieuw in het dialoogvenster Schema. Zo geeft u een standaardschema weer dat is ingesteld op elke dag om 9:00 uur. U kunt het standaardschema echter aanpassen. Klik op OK wanneer u klaar bent met het configureren van het schema.

  9. Klik op OK.

Aanvullende naslaginformatie

Inhoudsopgave